Compatibilidade de Mapeamento de Unidade
Existem situações em que as organizações ainda precisam de unidades mapeadas e compatibilidade com servidores de arquivos combinadas com mobilidade.
Um servidor de arquivos empresarial é um local de armazenamento centralizado ou espaço de trabalho que permite aos funcionários em dispositivos conectados colaborar em arquivos e pastas. Mobilização de servidor de arquivos significa estender as capacidades do servidor de arquivos para locais remotos e trabalhadores móveis, com ênfase na compatibilidade com sistemas anteriores.
Um servidor de arquivos empresarial é um armazenamento centralizado ou espaço de trabalho que permite aos funcionários em dispositivos conectados (laptops, PCs, tablets ou até mesmo telefones celulares) acessar arquivos e pastas e estabelecer um fluxo de trabalho para a colaboração diária em tarefas relacionadas ao negócio. O termo "servidor de arquivos" geralmente se limita ao acesso por uma rede local. Desde 2006, com o advento da AWS e do Amazon S3 e as várias plataformas de sincronização e compartilhamento de arquivos como Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive, o conceito de servidor de arquivos também está entrando em uma nova era na nuvem. A abundância de ferramentas de sincronização fez com que a migração de servidores de arquivos (também conhecida como sincronização e compartilhamento de arquivos) se tornasse um tópico importante à medida que as pessoas perceberam como Dropbox e OneDrive garantiam que arquivos e pastas estivessem sincronizados e disponíveis para os usuários o tempo todo. Nós vimos ondas de migração onde servidores de arquivos foram aposentados e o conteúdo migrado de servidores de arquivos para serviços externos de compartilhamento de arquivos como Dropbox e OneDrive. A motivação é tornar os funcionários mais móveis e produtivos. Mas será que migrar servidores de arquivos resolveu todos os problemas que as organizações precisam para acesso remoto?
Antes de definirmos mobilização de servidores de arquivos, devemos primeiro discutir a migração de servidores de arquivos e ver quais problemas ela resolveu e quais novos problemas criou. Por mais conveniente que a migração de servidores de arquivos tenha tornado o acesso a arquivos e pastas de locais remotos, será essa a solução certa para todos nós?
As soluções de migração de servidores de arquivos são representadas pela Dropbox e outras empresas. O conceito-chave da migração de servidores de arquivos é que arquivos e pastas devem ser carregados para um site de terceiros antes que a solução possa oferecer seus serviços. O segundo conceito-chave da migração de servidores de arquivos é que a sincronização de arquivos é o principal método de disponibilizar arquivos e pastas nos dispositivos móveis dos usuários. No entanto, você pode se dar ao luxo de mover dados para outro local e pode mudar o comportamento do usuário de acesso direto a arquivos para sincronização de arquivos?
Antes de entrarmos na mobilização de servidores de arquivos, também precisamos mencionar o método de facto para acesso remoto a servidores de arquivos, que é através de Rede Privada Virtual (VPN) ou Área de Trabalho Remota (RDP). A história da VPN remonta a 1996. É uma tecnologia típica cliente-servidor. Primeiramente, a empresa precisa configurar um servidor VPN. Em segundo lugar, os usuários finais precisam instalar um agente cliente VPN nos dispositivos conectados à Internet. Com a ajuda de um servidor VPN e dispositivos clientes adequadamente configurados, os usuários podem acessar o servidor de arquivos remotamente, permitindo-lhes acessar e armazenar arquivos no servidor de arquivos enquanto estão na estrada. No entanto, a VPN está se tornando cada vez mais um problema para os usuários empresariais. Principalmente porque a tecnologia VPN estende uma rede privada aos dispositivos conectados. Ela obriga os usuários finais a entenderem a topologia e a tecnologia de rede, e não é incomum que a equipe de suporte corporativo tenha que lidar com solicitações relacionadas à VPN de funcionários externos.
Sabemos que nem a migração de servidores de arquivos (sincronização e compartilhamento de arquivos) nem os métodos tradicionais de VPN podem cobrir todos os diferentes casos de uso dos usuários empresariais. A migração de servidores de arquivos promove a mobilidade dos funcionários à custa da compatibilidade do servidor de arquivos, movendo e reorganizando arquivos enquanto substitui o método de acesso aos arquivos pela sincronização. O acesso VPN foca na compatibilidade de 100% com o servidor de arquivos, mas perde em flexibilidade e vantagem de desempenho para as soluções de sincronização e compartilhamento de arquivos. Existe uma maneira melhor de combinar o melhor dos dois mundos, ou seja, compatibilidade do servidor de arquivos com mobilidade? A Mobilização de Servidores de Arquivos é a resposta.
A mobilização de servidores de arquivos concentra-se na compatibilidade do servidor de arquivos com o comportamento do usuário e as aplicações utilizadas pelos usuários. Ao mesmo tempo, facilita o acesso de usuários remotos a arquivos e pastas de dispositivos remotos e móveis sem a necessidade de uma VPN ou RDP. Tecnicamente, a mobilização de servidores de arquivos é um componente de software que inclui recursos de acesso remoto e interage diretamente com os servidores de arquivos existentes, preservando o mapeamento de unidades, o bloqueio de arquivos, o controle de permissões, a identidade do usuário para os usuários e as referências externas (XREF) para compatibilidade de aplicativos.
A seguir, uma breve comparação entre a migração de servidores de arquivos e a mobilização de servidores de arquivos.
A migração de servidores de arquivos geralmente não se concentra na compatibilidade de aplicativos. Como resultado, pode afetar o hábito diário do usuário em relação ao acesso aos arquivos.
A mobilização do servidor de arquivos concentra-se na compatibilidade retroativa, como mapeamento de unidades, bloqueio de arquivos e controle de permissões.
Os provedores oferecem uma pasta de sincronização para acessar arquivos e pastas, por exemplo, de uma pasta 'Dropbox'.
Os provedores fornecem letras de unidades que correspondem às da rede local sem necessidade de uma VPN.
Os clientes confiam na Gestão do Ciclo de Vida dos Dados do fornecedor para backup e retenção de dados.
Os clientes aproveitam o gerenciamento de ciclo de vida do servidor de arquivos existente sem interrupções.
Após a migração do servidor de arquivos, o servidor é desativado.
Após adicionar capacidades de mobilização ao servidor de arquivos, o servidor de arquivos permanece ativo.
A migração de servidores de arquivos concentra-se em mover dados para a nuvem para reduzir a sobrecarga de gerenciamento local.
A Mobilização de Servidores de Arquivos concentra-se em manter os dados por razões de propriedade, privacidade, conformidade e compatibilidade.
Para muitas empresas, migrar servidores de arquivos para a nuvem é suficiente para atender às necessidades de mobilidade dos funcionários. Por exemplo, OneDrive e SharePoint estão incluídos na assinatura básica do Microsoft 365/Office 365, e a pasta OneDrive já vem por padrão no Windows 11. É muito conveniente mover arquivos e pastas para o OneDrive e Microsoft Teams e começar a trabalhar lá. Se tudo correr bem, a busca por uma nova solução termina e esta é a solução certa para você.
No entanto, cada vez mais empresas estão descobrindo que a migração de servidores de arquivos não funciona para elas após tentarem. A maioria das razões para as experiências mal-sucedidas pode ser resumida nas seguintes categorias: Facilidade de Uso, Gestão do Ciclo de Vida dos Dados, Compatibilidade de Aplicações, Propriedade dos Dados, Conformidade, Controle e Complexidade da Migração.
Se você ainda não encontrou a solução certa para seus servidores de arquivos, não é porque não existem boas soluções de migração, é porque você ainda não pensou na mobilização de servidores de arquivos.
Existem situações em que as organizações ainda precisam de unidades mapeadas e compatibilidade com servidores de arquivos combinadas com mobilidade.
Desde fazer backup de dados até restaurar um único arquivo, as organizações precisam de serviços de dados flexíveis e políticas de retenção de tempos em tempos.
Nem todas as aplicações são compatíveis com serviços externos de sincronização e compartilhamento de arquivos, como SharePoint, OneDrive e Dropbox.
Por vezes, é necessário armazenar arquivos em uma região específica para cumprir com regulamentações. Certas indústrias possuem suas próprias políticas que regem o acesso e o rastreamento de dados.
Quanto maior o conjunto de dados, mais complexo se torna o processo de migração. Quanto mais tempo leva, mais propenso a erros se torna o processo e maior o custo.
Tanto a migração quanto a mobilização de servidores de arquivos ajudam as organizações a se tornarem mais móveis e produtivas. A migração de servidores de arquivos geralmente é o primeiro método que as empresas tentam, pois o OneDrive já vem integrado ao sistema operacional Windows e outras soluções como Dropbox, Box e Google Drive são bem estabelecidas. Mas se a migração de servidores de arquivos não funcionar para você, como identificar padrões para que, em certas situações, a mobilização de servidores de arquivos seja a opção mais adequada?
Unidades mapeadas fornecem aos usuários uma interface de sistema de arquivos familiar, facilitando o trabalho com arquivos e pastas. Isso pode ajudar a minimizar a curva de aprendizado e melhorar a adoção do usuário, especialmente para aqueles que não estão acostumados a usar interfaces baseadas na web como o SharePoint.
Algumas organizações dependem de aplicações legadas ou fluxos de trabalho projetados para funcionar com servidores de arquivos e unidades mapeadas. Nestes casos, pode ser um desafio migrar essas aplicações ou processos para outros sem um esforço de desenvolvimento significativo.
Acessar arquivos em um drive mapeado ou servidor de arquivos pode ser mais rápido do que trabalhar com o SharePoint, especialmente para arquivos grandes ou quando as conexões de rede são lentas ou instáveis. Isso pode ser crítico para organizações que precisam acessar grandes arquivos em tempo real, como empresas de design ou engenharia.
Algumas organizações possuem políticas rigorosas de proteção de dados ou requisitos regulatórios que exigem o uso de servidores de arquivos locais em vez de soluções baseadas na nuvem, como o SharePoint. Unidades mapeadas podem ajudar as organizações a manterem o controle sobre seus dados enquanto fornecem acesso fácil aos usuários finais.
Organizações que já realizaram investimentos significativos em infraestrutura local podem preferir aproveitar seus servidores de arquivos e soluções de armazenamento existentes em vez de adotar uma nova plataforma como o SharePoint.
Unidades mapeadas e servidores de arquivos podem fornecer controle de acesso granular e permissões que podem ser mais apropriadas para certas organizações do que o modelo de permissões do SharePoint.
Uma das reclamações mais comuns sobre a migração de servidores de arquivos (Serviço de Sincronização e Compartilhamento de Arquivos ou SharePoint) é que o backup de dados e o controle tornam-se menos flexíveis assim que os dados estão em um local diferente. Por exemplo, com o SharePoint, existe apenas um período de retenção, que pode não ser suficiente para suas necessidades. Se você precisa fazer backup dos dados de tempos em tempos, se você precisa restaurar um arquivo e deixá-lo sem ser excluído, ou se você precisa de uma auditoria completa do acesso aos arquivos, você tem que depender do que o fornecedor terceirizado pode fazer por você, e às vezes pode ser impossível ajudar.
A maioria das soluções na nuvem que você usa como resultado direto da migração de servidores de arquivos forçará você a mudar seus fluxos de trabalho diários. O SharePoint, por exemplo, pode exigir que você divida os dados em várias bibliotecas ou encurte os nomes dos arquivos, quebrando referências externas aos arquivos e links entre eles. Outras soluções, como o Dropbox, forçam você a repensar o controle de permissões para vários conjuntos de arquivos. Essas mudanças e o suporte limitado para recursos avançados, como o bloqueio de arquivos, são incompatíveis com aplicativos como AutoCAD e InDesign em um ambiente multiusuário.
Embora o SharePoint esteja em conformidade com muitos padrões e regulamentos da indústria, as organizações podem ter requisitos específicos de conformidade que vão além das capacidades integradas do SharePoint.
O modelo de permissões do SharePoint e os controles de acesso podem não atender às necessidades de todas as organizações e certamente diferem das permissões tradicionais do Active Directory e NTFS em servidores de arquivos.
O SharePoint armazena dados nos centros de dados da Microsoft, o que pode gerar preocupações com privacidade para algumas organizações, especialmente aquelas com rigorosos requisitos de residência de dados.
Organizações que precisam de uma solução de armazenamento híbrido que combina armazenamento na nuvem com armazenamento local ou armazenamento de objetos, mas requerem uma interface de sistema de arquivos unificada.
A transferência de dados de sistemas legados para serviços externos pode ser complexa e demorada. Dependendo do volume e da complexidade dos dados, as organizações podem precisar investir em ferramentas de migração, serviços de consultoria ou pessoal adicional para facilitar o processo.
Muitas organizações necessitam de personalizações para atender às suas necessidades comerciais únicas, o que pode tornar o processo de migração mais complexo e dispendioso. Além disso, a integração do SharePoint com outras aplicações ou sistemas empresariais pode exigir desenvolvimento personalizado ou ferramentas de terceiros.
Mudando para o SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox e Google Drive podem exigir treinamento e suporte para usuários finais e funcionários de TI, mesmo após uma reestruturação bem-sucedida para migração de dados, o que pode ser custoso e demorado.
Leve seus servidores de arquivos de volta para o futuro