Compatibilità del Mapping del Drive
Ci sono situazioni in cui le organizzazioni hanno ancora bisogno di unità mappate e compatibilità con i file server combinata con la mobilità.
Un server di file aziendale è una posizione di archiviazione centralizzata o un'area di lavoro che consente ai dipendenti su dispositivi connessi di collaborare su file e cartelle. La mobilitazione del server di file significa estendere le capacità del server di file a sedi remote e lavoratori mobili, con particolare enfasi sulla compatibilità con le versioni precedenti.
Un file server aziendale è uno spazio di archiviazione o di lavoro centralizzato che consente ai dipendenti su dispositivi connessi (laptop, PC, tablet o anche telefoni cellulari) di accedere a file e cartelle e stabilire un flusso di lavoro per la collaborazione quotidiana su compiti legati all'attività aziendale. Il termine "file server" è solitamente limitato all'accesso tramite una rete locale. Dal 2006, con l'avvento di AWS e Amazon S3 e le varie piattaforme di sincronizzazione e condivisione di file come Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive, il concetto di file server sta entrando in una nuova era cloud. L'abbondanza di strumenti di sincronizzazione ha reso la migrazione del file server (nota anche come sincronizzazione e condivisione di file) un argomento molto discusso poiché le persone hanno realizzato come Dropbox e OneDrive assicurassero che file e cartelle fossero sincronizzati e disponibili agli utenti in ogni momento. Abbiamo assistito a ondate di migrazione in cui i file server sono stati ritirati e i contenuti migrati dai file server a servizi esterni di condivisione di file come Dropbox e OneDrive. La motivazione è quella di rendere i dipendenti più mobili e produttivi. Ma la migrazione dei file server ha risolto tutti i problemi che le organizzazioni hanno bisogno per l'accesso remoto?
Prima di definire la mobilitazione del file server, dobbiamo prima discutere della migrazione del file server e vedere quali problemi ha risolto e quali nuovi problemi ha creato. Per quanto la migrazione del file server abbia reso l'accesso ai file e alle cartelle da luoghi remoti conveniente, è davvero la soluzione giusta per tutti noi?
Le soluzioni di migrazione del file server sono rappresentate da Dropbox e altre aziende. Il concetto chiave della migrazione del file server è che i file e le cartelle devono essere caricati su un sito di terze parti prima che la soluzione possa offrire i suoi servizi. Il secondo concetto chiave della migrazione del file server è che la sincronizzazione dei file è il metodo principale per rendere i file e le cartelle disponibili sui dispositivi mobili degli utenti. Tuttavia, puoi permetterti di spostare i dati in un'altra posizione e puoi cambiare il comportamento degli utenti dall'accesso diretto ai file alla sincronizzazione dei file?
Prima di addentrarci nella mobilizzazione dei file server, dobbiamo anche menzionare il metodo de facto per l'accesso remoto ai file server, che avviene tramite Virtual Private Network (VPN) o Remote Desktop (RDP). La storia della VPN risale al 1996. Si tratta di una tipica tecnologia client-server. Prima di tutto, l'azienda deve configurare un server VPN. In secondo luogo, gli utenti finali devono installare un agente client VPN sui dispositivi connessi a Internet. Con l'aiuto di un server VPN e dispositivi client adeguatamente configurati, gli utenti possono accedere al file server da remoto, permettendo loro di accedere e memorizzare file sul file server mentre sono in viaggio. Tuttavia, la VPN sta diventando sempre più un problema per gli utenti aziendali. Principalmente perché la tecnologia VPN estende una rete privata ai dispositivi connessi. Costringe gli utenti finali a comprendere la topologia e la tecnologia di rete, e non è raro che il team di supporto aziendale debba gestire richieste relative alla VPN da parte di dipendenti esterni.
Sappiamo quindi che né la migrazione del file server (sincronizzazione e condivisione dei file) né i metodi tradizionali VPN possono coprire tutti i diversi casi d'uso degli utenti aziendali. La migrazione del file server promuove la mobilità dei dipendenti a scapito della compatibilità del file server, spostando e riorganizzando i file mentre sostituisce il metodo di accesso ai file con la sincronizzazione dei file. L'accesso VPN si concentra sulla compatibilità al 100% con il file server, ma perde flessibilità e vantaggio prestazionale rispetto alle soluzioni di sincronizzazione e condivisione dei file. C'è un modo migliore per combinare il meglio di entrambi i mondi, ovvero la compatibilità del file server con la mobilità? La Mobilizzazione del File Server è la risposta.
La mobilizzazione del file server si concentra sulla compatibilità del file server con il comportamento degli utenti e le applicazioni da loro utilizzate. Allo stesso tempo, semplifica l'accesso a file e cartelle da parte degli utenti remoti e dai dispositivi mobili senza la necessità di una VPN o RDP. Tecnicamente, la mobilizzazione del file server è un componente software che include funzionalità di accesso remoto e interagisce direttamente con i file server esistenti preservando il mapping dei drive, il blocco dei file, il controllo dei permessi, l'identità degli utenti per gli utenti e i riferimenti esterni (XREF) per la compatibilità delle applicazioni.
Segue un breve confronto tra la migrazione del file server e la mobilizzazione del file server.
La migrazione del server dei file in genere non si concentra sulla compatibilità delle applicazioni. Di conseguenza, può influenzare l'abitudine quotidiana degli utenti riguardo al modo in cui vengono accessi i file.
La mobilitazione del server dei file si concentra sulla compatibilità retroattiva come il mapping dei drive, il blocco dei file e i controlli dei permessi.
I fornitori offrono una cartella di sincronizzazione per accedere a file e cartelle, ad esempio, da una cartella "Dropbox".
I provider forniscono lettere di unità corrispondenti a quelle della rete locale senza richiedere una VPN.
I clienti si affidano alla Gestione del Ciclo di Vita dei Dati del fornitore per il backup e la conservazione dei dati.
I clienti sfruttano la gestione del ciclo di vita dell'attuale file server senza interruzioni.
Dopo la migrazione del file server, il file server viene dismesso.
Dopo aver aggiunto le capacità di mobilitazione al file server, il file server rimane attivo.
La migrazione del server dei file si concentra sul trasferimento dei dati nel cloud per ridurre l'onere della gestione locale.
La Mobilizzazione del File Server si concentra sul mantenere i dati per motivi di proprietà, privacy, conformità e compatibilità.
Per molte aziende, migrare i server dei file verso il cloud è sufficiente per soddisfare le esigenze di mobilità dei dipendenti. Ad esempio, OneDrive e SharePoint sono inclusi nell'abbonamento base a Microsoft 365/Office 365, e la cartella OneDrive è inclusa di default in Windows 11. È molto comodo spostare file e cartelle su OneDrive e Microsoft Teams e iniziare a lavorare lì. Se tutto va bene, la ricerca di una nuova soluzione è finita e questa è la soluzione giusta per te.
Tuttavia, sempre più aziende scoprono che la migrazione dei server dei file non funziona per loro dopo averla provata. La maggior parte dei motivi delle esperienze fallite può essere riassunta nelle seguenti categorie: Facilità d'Uso, Gestione del Ciclo di Vita dei Dati, Compatibilità delle Applicazioni, Proprietà dei Dati, Conformità, Controllo e Complessità della Migrazione.
Se non hai trovato la soluzione giusta per i tuoi server dei file, non è perché non ci sono buone soluzioni di migrazione, è perché non hai considerato la mobilitazione dei server dei file.
Ci sono situazioni in cui le organizzazioni hanno ancora bisogno di unità mappate e compatibilità con i file server combinata con la mobilità.
Dalla creazione di backup dei dati al ripristino di un singolo file, le organizzazioni necessitano di servizi di gestione dei dati e di politiche di conservazione flessibili di tanto in tanto.
Non tutte le applicazioni sono compatibili con servizi esterni di sincronizzazione e condivisione file come SharePoint, OneDrive e Dropbox.
I file a volte devono essere memorizzati in una regione specifica per conformarsi alle normative. Alcune industrie hanno le loro politiche che regolano l'accesso ai dati e il tracciamento.
Più grande è il set di dati, più complesso diventa il processo di migrazione. Più tempo richiede, più il processo è soggetto ad errori e maggiori sono i costi.
Sia la migrazione che la mobilitazione del file server aiutano le organizzazioni a diventare più mobili e produttive. La migrazione del file server è solitamente il primo metodo che le imprese provano perché OneDrive è integrato nel sistema operativo Windows e altre soluzioni come Dropbox, Box e Google Drive sono ben consolidate. Ma se la migrazione del file server non funziona per voi, come si identificano i modelli affinché in certe situazioni, la mobilitazione del file server sia la scelta migliore?
Le unità mappate forniscono agli utenti un'interfaccia familiare del file system che facilita il lavoro con file e cartelle. Questo può aiutare a ridurre la curva di apprendimento e migliorare l'adozione da parte degli utenti, specialmente per coloro che non sono abituati a utilizzare interfacce basate sul web come SharePoint.
Alcune organizzazioni si affidano a applicazioni legacy o flussi di lavoro progettati per funzionare con file server e unità mappate. In tali casi, può essere difficile migrare queste applicazioni o processi su altri senza un notevole sforzo di sviluppo.
Accedere ai file su un'unità mappata o su un file server può essere più veloce rispetto al lavoro con SharePoint, specialmente per file di grandi dimensioni o quando le connessioni di rete sono lente o inaffidabili. Questo può essere critico per le organizzazioni che hanno bisogno di accedere a file di grandi dimensioni in tempo reale, come studi di progettazione o aziende di ingegneria.
Alcune organizzazioni hanno politiche di protezione dei dati rigorose o requisiti normativi che impongono l'uso di server di file locali invece di soluzioni basate su cloud come SharePoint. Le unità mappate possono aiutare le organizzazioni a mantenere il controllo sui loro dati pur fornendo un facile accesso agli utenti finali.
Le organizzazioni che hanno già effettuato notevoli investimenti in infrastrutture on-premises potrebbero preferire sfruttare i loro file server e soluzioni di archiviazione esistenti piuttosto che adottare una nuova piattaforma come SharePoint.
Le unità mappate e i file server possono fornire un controllo di accesso granulare e permessi che possono essere più appropriati per certe organizzazioni rispetto al modello di permessi di SharePoint.
Uno dei reclami più comuni riguardo la migrazione del server dei file (Servizio di Sincronizzazione e Condivisione File o SharePoint) è che il backup dei dati e il controllo diventano meno flessibili una volta che i dati si trovano in una diversa località. Ad esempio, con SharePoint, esiste solo un periodo di conservazione, che potrebbe non essere sufficiente per le tue esigenze. Se hai bisogno di eseguire il backup dei dati di tanto in tanto, se hai bisogno di ripristinare un file e lasciarlo non cancellato, o se hai bisogno di un audit completo dell'accesso ai file, devi affidarti a ciò che il fornitore terzo può fare per te, e a volte potrebbe essere impossibile aiutare.
La maggior parte delle soluzioni cloud che utilizzi come diretto risultato della migrazione del server dei file ti costringerà a cambiare i tuoi flussi di lavoro quotidiani. SharePoint, ad esempio, potrebbe richiederti di suddividere i dati in molteplici librerie o di accorciare i nomi dei file, interrompendo i riferimenti esterni ai file e i collegamenti tra i file. Altre soluzioni, come Dropbox, ti costringono a ripensare il controllo dei permessi per diversi set di file. Questi cambiamenti e il supporto limitato per funzionalità avanzate come il blocco dei file sono incompatibili con applicazioni come AutoCAD e InDesign in un ambiente multiutente.
Anche se SharePoint è conforme a molti standard e regolamenti del settore, le organizzazioni possono avere requisiti di conformità specifici che vanno oltre le capacità integrate di SharePoint.
Il modello di permessi di SharePoint e i controlli di accesso potrebbero non soddisfare le esigenze di ogni organizzazione e sicuramente differiscono dai permessi tradizionali di Active Directory e NTFS sui file server.
SharePoint memorizza i dati nei data center di Microsoft, il che può generare preoccupazioni sulla privacy per alcune organizzazioni, in particolare quelle con rigidi requisiti di residenza dei dati.
Organizzazioni che necessitano di una soluzione di archiviazione ibrida che combina lo storage in cloud con lo storage on-premises o lo storage di oggetti ma richiede un'interfaccia di sistema di file unificata.
Trasferire dati da sistemi legacy a servizi esterni può essere complesso e richiedere molto tempo. A seconda del volume e della complessità dei dati, le organizzazioni potrebbero dover investire in strumenti di migrazione, servizi di consulenza o personale aggiuntivo per facilitare il processo.
Molte organizzazioni richiedono personalizzazioni per soddisfare le loro esigenze aziendali uniche, il che può rendere il processo di migrazione più complesso e costoso. Inoltre, l'integrazione di SharePoint con altre applicazioni aziendali o sistemi può richiedere sviluppo personalizzato o strumenti di terze parti.
Passaggio a SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox e Google Drive possono richiedere formazione e supporto per gli utenti finali e i dipendenti IT, anche dopo un ristrutturazione riuscita per la migrazione dei dati, il che può essere costoso e richiedere tempo.
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