Un file server aziendale è una posizione di archiviazione o uno spazio di lavoro centralizzato che consente ai dipendenti su dispositivi connessi di collaborare su file e cartelle. Esistono diversi motivi per migrare i file server in un'altra posizione. Questo articolo si concentra sui motivi che supportano i lavoratori remoti e mobili.
Un file server aziendale è un archiviazione centralizzata o spazio di lavoro che consente ai dipendenti su dispositivi connessi (laptop, PC, tablet o anche telefoni cellulari) di accedere a file e cartelle e stabilire un flusso di lavoro per la collaborazione quotidiana su attività aziendali. Il termine "file server" è solitamente limitato all'accesso tramite una rete locale. Dal 2006, con l'avvento di AWS e Amazon S3 e le varie sincronizzazioni di file e piattaforme di condivisione come Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive, anche il concetto di file server sta entrando in una nuova era del cloud. L'abbondanza di strumenti di sincronizzazione ha reso la migrazione dei file server (ovvero la sincronizzazione e la condivisione dei file) un argomento scottante poiché le persone si sono rese conto di come Dropbox e OneDrive garantissero che file e cartelle fossero sincronizzati e disponibili per gli utenti in ogni momento. Abbiamo assistito a ondate di migrazione in cui i file server sono stati ritirati e i contenuti sono stati migrati dai file server a servizi di condivisione file esterni come Dropbox e OneDrive. La motivazione è rendere i dipendenti più mobili e produttivi. Alcune aziende ritengono che le migrazioni dei file server siano molto efficaci e utili, mentre altre hanno poche speranze e alcune aziende non vogliono nemmeno tentare la migrazione. Quali sono allora le ragioni delle diverse esperienze migratorie delle diverse aziende?
A rigor di termini, la sincronizzazione e condivisione dei file e la migrazione del file server sono due concetti diversi. La migrazione di file server in genere comporta la migrazione di file server da una versione precedente a una versione più recente, ad esempio da Windows 2012 a Windows 2019, oppure la migrazione di file server fisici in un ambiente virtualizzato o un ambiente cloud come VMWare o File di Azure.
Poiché questo articolo è incentrato sul supporto dei lavoratori remoti e mobili, tratteremo la migrazione dei file server come se fosse sinonimo di sincronizzazione e condivisione dei file e ci concentreremo sull'opzione più popolare: la migrazione dei file server su SharePoint e File di Azure.
Molte aziende ritengono che le migrazioni di file server a Microsoft SharePoint siano molto efficaci e utili, mentre altre hanno poche speranze e alcune aziende non vogliono nemmeno tentare la migrazione. Quali sono allora le ragioni delle diverse esperienze migratorie delle diverse organizzazioni? Prima di rispondere a questa domanda, esaminiamo alcune delle limitazioni di SharePoint.
Secondo il target Documentazione di SharePoint Online:
"Sebbene SharePoint Online possa archiviare 30 milioni di documenti per libreria, per prestazioni ottimali, consigliamo di sincronizzare non più di 300.000 file in tutte le raccolte documenti. Inoltre, gli stessi problemi di prestazioni possono verificarsi se sono presenti 300.000 o più elementi in tutte le raccolte che stai sincronizzando, anche se non sincronizzi tutti gli elementi in tali raccolte..."
Aneddoticamente, tuttavia, le prestazioni iniziano a peggiorare dopo 100.000 articoli. E, stranamente, questo numero è menzionato nella documentazione di SharePoint in altri contesti. Che si tratti di 300.000 o 100.000, il punto è che in molti ambienti aziendali reali con più file, il client di sincronizzazione di OneDrive presenta seri problemi di prestazioni, quindi gli utenti alla fine devono passare all'interfaccia Web. Solo le organizzazioni più piccole con set di dati più piccoli possono trarre vantaggio dalla facilità d'uso di un'unità mappata.
Rispetto al limite di sincronizzazione di OneDrive, il limite di 5000 elementi visualizzati in una libreria è una questione più seria. Una volta superati i 5.000 articoli in una libreria, questa diventa quasi inutilizzabile.
Possibile soluzione alternativa
Riorganizzare i dati su più siti e raccolte in modo che nessuno abbia più di 100.000 file e cartelle. Se il client OneDrive si connette a siti con più di 300.000 elementi totali, passa all'interfaccia Web e non utilizzare la sincronizzazione di OneDrive. Se il numero totale dei file è piccolo, questa soluzione alternativa è OK.
Questa limitazione è un altro problema comune durante la migrazione delle condivisioni file a SharePoint Online. Di solito si manifesta con un errore come questo:
"Il nome del file o della cartella specificato è troppo lungo. Il percorso URL di tutti i file e le cartelle deve essere di 400 caratteri o meno (e non più di 400 caratteri per qualsiasi nome di un singolo file o di una cartella nell'URL). Digita un nome di file o di cartella più breve."
La migrazione non riuscirà per tutti i file che non soddisfano questo requisito. E poiché questo è il limite superiore per l'URL relativo contenente l'intero percorso e il nome della raccolta documenti, ciò accade troppo spesso. Il risultato è una migrazione incompleta o interrotta.
Un altro limite più grave che potresti riscontrare è il limite di 256 caratteri sul tuo PC Windows, quando gli utenti sincronizzano le raccolte documenti di SharePoint Online con i propri PC. Il messaggio di errore potrebbe essere simile al seguente:
"I nomi dei file sarebbero troppo lunghi per la cartella di destinazione. Puoi abbreviare il nome del file e riprovare oppure provare con una posizione con un percorso più breve ".
Possibile soluzione alternativa
Utilizza strumenti che abbreviano automaticamente i nomi per soddisfare i requisiti. Questa è una soluzione alternativa suggerita perché i file non sono isolati. Tipi di file comuni come Adobe InDesign o AutoCAD hanno tutti file collegati dal file principale ai file di supporto. Se il nome del file viene troncato, l'integrità del pacchetto di file non è più garantita. Utilizzare questa soluzione alternativa solo se i file sono isolati.
Oltre a riorganizzare i dati del file server in diversi silos in diverse raccolte documenti, anche la riorganizzazione delle autorizzazioni rappresenta un grosso grattacapo.
Le seguenti citazioni illustrano il motivo per cui alcune persone ritengono che la violazione dell'ereditarietà delle autorizzazioni non sia supportata da SharePoint, mentre altri sottolineano fuori che lo è. È fonte di confusione perché il supporto è presente, ma solo per set di dati relativamente piccoli. La documentazione spiega:
"Un elenco può contenere fino a 30 milioni di elementi e una raccolta può contenere fino a 30 milioni di file e cartelle. Quando un elenco, una raccolta o una cartella contiene più di 100.000 elementi, è possibile "Non interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni per l'elenco, la raccolta o la cartella. Né è possibile ereditare nuovamente le autorizzazioni per l'elenco. Tuttavia, è comunque possibile interrompere l'ereditarietà dei singoli elementi all'interno dell'elenco, della raccolta o della cartella, fino al numero massimo di autorizzazioni univoche nell'elenco o nella libreria..."
Ciò può trasformare la migrazione e la gestione delle autorizzazioni in un incubo di riorganizzazione dei dati per evitare di interrompere manualmente l'ereditarietà delle autorizzazioni per gli elementi nell'elenco, nella libreria o nella cartella.
Possibile soluzione alternativa
Riorganizzare i dati su più siti e raccolte in modo che nessuno abbia più di 100.000 file e cartelle. Ripristina le autorizzazioni per cartelle e file quando file e cartelle vengono riorganizzati. Questa non è una soluzione alternativa, ma piuttosto un modo noioso per migrare i dati.
Molte aziende trovano utili anche le migrazioni di file server a File di Microsoft Azure. La migrazione è più complicata e prevede la sincronizzazione di Active Directory per sincronizzare le identità di Azure AD, la sincronizzazione dei file di Azure per sincronizzare i file dal file server locale al file server di Azure e anche l'apertura di porte non HTTP e non HTTPS sul firewall per consentire il trasferimento di file. A causa dei complicati requisiti del processo e del firewall, la Migrazione file di Azure è generalmente riservata alle organizzazioni che migrano tutte le risorse digitali sul cloud Microsoft Azure. È utile anche per altri motivi, ad esempio la riduzione del sovraccarico amministrativo, ma non offre molti vantaggi rispetto alla configurazione locale originale dal punto di vista del supporto dei lavoratori remoti e mobili.
Poiché SharePoint è strettamente integrato con OneDrive e OneDrive ha adottato il metodo generale di sincronizzazione e condivisione dei file per trasferire file, la tradizionale funzione di mappatura delle unità viene sostituita da una cartella di sincronizzazione sul desktop. Molti processi e applicazioni aziendali dipendono dal vecchio metodo di mappatura delle unità. Se la tua azienda dipende da questo tipo di mappatura delle unità, la migrazione di SharePoint non fa per te.
Poiché SharePoint è ospitato da Microsoft e serve più organizzazioni in modalità multi-tenant, dispone di criteri predefiniti per il backup e il ripristino dei dati. Se hai bisogno di un servizio speciale di backup dei dati o di criteri avanzati di conservazione dei dati, non puoi fare affidamento su SharePoint per fornirti tali servizi dati.
Come documentato nelle limitazioni di SharePoint sopra, una migrazione di SharePoint riuscita potrebbe richiedere una riorganizzazione del repository di dati. Tuttavia, la riorganizzazione potrebbe far sì che le applicazioni esistenti non vengano più eseguite su SharePoint. Alcune applicazioni, come AutoCAD, SolidWorks e Adobe InDesign, potrebbero non funzionare più con i documenti su SharePoint. Molte aziende nel settore del design e dell'architettura trovano molto difficile la migrazione a SharePoint.
A volte i file devono essere archiviati in una regione specifica per conformarsi alle normative. Alcuni settori hanno le proprie politiche che regolano l’accesso e il tracciamento dei dati. Se hai bisogno di sapere esattamente dove sono ospitati i tuoi dati, mantenere la traccia di controllo della cronologia di accesso ai file e mantenere da 3 a 6 anni di periodo di conservazione dei dati, la migrazione di SharePoint non è la soluzione giusta per te.
Quanto più grande è il set di dati, tanto più complesso è il processo di migrazione. Più tempo è necessario, più il processo diventa soggetto a errori e maggiori sono i costi. La migrazione dei file server a SharePoint viene in genere eseguita utilizzando lo strumento di migrazione di SharePoint (SPMT). Spesso SPMT fornisce messaggi di errore che chiedono di abbreviare i nomi dei file o di dividere i file in librerie diverse, il che rende la migrazione ancora più complessa.
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