Compatibilité de mappage de lecteur
Il existe des situations où les organisations ont toujours besoin de lecteurs réseau mappés et de la compatibilité avec les serveurs de fichiers, combinés à la mobilité.
Un serveur de fichiers d'entreprise est un emplacement de stockage centralisé ou un espace de travail qui permet aux employés sur des appareils connectés de collaborer sur des fichiers et des dossiers. La mobilisation du serveur de fichiers signifie étendre les capacités du serveur de fichiers aux emplacements distants et aux travailleurs mobiles, en mettant l'accent sur la compatibilité ascendante.
Un serveur de fichiers d'entreprise est un espace de stockage ou de travail centralisé qui permet aux employés sur des appareils connectés (ordinateurs portables, PC, tablettes ou même téléphones mobiles) d'accéder à des fichiers et des dossiers et d'établir un flux de travail pour la collaboration quotidienne sur des tâches liées à l'entreprise. Le terme "serveur de fichiers" est généralement limité à l'accès via un réseau local. Depuis 2006, avec l'avènement d'AWS et d'Amazon S3 et les différentes plateformes de synchronisation et de partage de fichiers telles que Box, Dropbox, Google Drive et OneDrive, le concept de serveur de fichiers entre également dans une toute nouvelle ère du cloud. L'abondance d'outils de synchronisation a fait de la migration de serveurs de fichiers (également connue sous le nom de synchronisation et partage de fichiers) un sujet brûlant lorsque les gens ont réalisé comment Dropbox et OneDrive garantissaient que les fichiers et dossiers étaient synchronisés et disponibles pour les utilisateurs à tout moment. Nous avons vu des vagues de migration où des serveurs de fichiers ont été mis hors service et des contenus migrés de serveurs de fichiers vers des services de partage de fichiers externes comme Dropbox et OneDrive. La motivation est de rendre les employés plus mobiles et productifs. Mais est-ce que la migration des serveurs de fichiers a résolu tous les problèmes dont les organisations ont besoin pour l'accès à distance?
Avant de définir la mobilisation du serveur de fichiers, nous devons d'abord discuter de la migration du serveur de fichiers et voir quels problèmes elle a résolus et quels nouveaux problèmes elle a créés. Aussi pratique que la migration du serveur de fichiers ait rendu l'accès aux fichiers et dossiers depuis des emplacements éloignés, est-ce la bonne solution pour nous tous ?
Les solutions de migration de serveur de fichiers sont représentées par Dropbox et d'autres entreprises. Le concept clé de la migration de serveur de fichiers est que les fichiers et dossiers doivent être téléchargés sur un site tiers avant que la solution puisse offrir ses services. Le deuxième concept clé de la migration de serveur de fichiers est que la synchronisation de fichiers est la méthode principale pour rendre les fichiers et dossiers disponibles sur les appareils mobiles des utilisateurs. Cependant, pouvez-vous vous permettre de déplacer des données vers un autre emplacement, et pouvez-vous changer le comportement des utilisateurs de l'accès direct aux fichiers à la synchronisation de fichiers ?
Avant de nous pencher sur la mobilisation des serveurs de fichiers, il convient également de mentionner la méthode de facto pour l'accès à distance aux serveurs de fichiers, qui se fait via Réseau Privé Virtuel (VPN) ou Bureau à Distance (RDP). L'histoire du VPN remonte à 1996. C'est une technologie typique client-serveur. Tout d'abord, l'entreprise doit mettre en place un serveur VPN. Ensuite, les utilisateurs finaux doivent installer un agent client VPN sur les appareils connectés à Internet. Avec l'aide d'un serveur VPN et des appareils clients correctement configurés, les utilisateurs peuvent accéder au serveur de fichiers à distance, leur permettant d'accéder et de stocker des fichiers sur le serveur de fichiers pendant leurs déplacements. Cependant, le VPN devient de plus en plus un problème pour les utilisateurs d'entreprise. Principalement parce que la technologie VPN étend un réseau privé aux appareils connectés. Elle oblige les utilisateurs finaux à comprendre la topologie et la technologie du réseau, et il n'est pas rare que l'équipe de support de l'entreprise doive traiter des demandes liées au VPN de la part des employés externes.
Nous savons donc que ni la migration de serveur de fichiers (synchronisation et partage de fichiers) ni les méthodes traditionnelles de VPN ne peuvent couvrir tous les différents cas d'utilisation des utilisateurs professionnels. La migration de serveur de fichiers favorise la mobilité des employés au détriment de la compatibilité du serveur de fichiers en déplaçant et réorganisant les fichiers tout en remplaçant la méthode d'accès aux fichiers par la synchronisation de fichiers. L'accès VPN se concentre sur une compatibilité à 100% avec le serveur de fichiers, mais perd en flexibilité et en avantage de performance par rapport aux solutions de synchronisation et de partage de fichiers. Existe-t-il une meilleure façon de combiner le meilleur des deux mondes, c'est-à-dire la compatibilité du serveur de fichiers avec la mobilité ? La Mobilisation du Serveur de Fichiers est la réponse.
La mobilisation des serveurs de fichiers se concentre sur la compatibilité du serveur de fichiers avec le comportement des utilisateurs et les applications utilisées par ces derniers. En même temps, elle facilite l'accès à distance aux fichiers et dossiers pour les utilisateurs distants et mobiles sans nécessiter de VPN ou de RDP. Techniquement, la mobilisation des serveurs de fichiers est un composant logiciel qui comprend des fonctionnalités d'accès à distance et interagit directement avec les serveurs de fichiers existants tout en préservant le mappage des lecteurs, le verrouillage des fichiers, le contrôle des permissions, l'identité de l'utilisateur pour les utilisateurs et les références externes (XREF) pour la compatibilité des applications.
Voici une brève comparaison entre la migration des serveurs de fichiers et la mobilisation des serveurs de fichiers.
La migration d'un serveur de fichiers ne se concentre généralement pas sur la compatibilité des applications. Par conséquent, cela peut affecter l'habitude quotidienne des utilisateurs concernant la manière dont les fichiers sont accessibles.
La mobilisation du serveur de fichiers se concentre sur la compatibilité descendante, comme le mappage de lecteurs, le verrouillage de fichiers et les contrôles de permissions.
Les fournisseurs offrent un dossier de synchronisation pour accéder aux fichiers et dossiers, par exemple, depuis un dossier « Dropbox ».
Les fournisseurs proposent des lettres de lecteur correspondant à celles du réseau local sans nécessiter de VPN.
Les clients comptent sur la gestion du cycle de vie des données du fournisseur pour la sauvegarde et la rétention des données.
Les clients tirent parti de la gestion du cycle de vie du serveur de fichiers existant sans perturbation.
Après la migration du serveur de fichiers, le serveur de fichiers est déclassé.
Après avoir ajouté des capacités de mobilisation au serveur de fichiers, le serveur de fichiers reste actif.
La migration de serveur de fichiers se concentre sur le déplacement des données vers le cloud afin de réduire la charge de gestion locale.
La mobilisation du serveur de fichiers se concentre sur la conservation des données pour des raisons de propriété, de confidentialité, de conformité et de compatibilité.
Pour de nombreuses entreprises, migrer des serveurs de fichiers vers le cloud suffit à répondre aux besoins de mobilité des employés. Par exemple, OneDrive et SharePoint sont inclus dans l'abonnement de base Microsoft 365/Office 365, et le dossier OneDrive est inclus par défaut dans Windows 11. Il est très pratique de déplacer des fichiers et des dossiers vers OneDrive et Microsoft Teams et de commencer à y travailler. Si tout se passe bien, la recherche d'une nouvelle solution est terminée et c'est la bonne solution pour vous.
Cependant, de plus en plus d'entreprises constatent que la migration de serveurs de fichiers ne fonctionne pas pour elles après l'avoir essayée. La plupart des raisons des expériences ratées peuvent être résumées dans les catégories suivantes : Facilité d'utilisation, Gestion du cycle de vie des données, Compatibilité des applications, Propriété des données, Conformité, Contrôle et Complexité de la migration.
Si vous n'avez pas trouvé la bonne solution pour vos serveurs de fichiers, ce n'est pas parce qu'il n'y a pas de bonnes solutions de migration, c'est parce que vous n'avez pas pensé à la mobilisation des serveurs de fichiers.
Il existe des situations où les organisations ont toujours besoin de lecteurs réseau mappés et de la compatibilité avec les serveurs de fichiers, combinés à la mobilité.
De la sauvegarde des données à la restauration d'un seul fichier, les organisations ont besoin de services de données flexibles et de politiques de rétention de temps à autre.
Toutes les applications ne sont pas compatibles avec les services de synchronisation et de partage de fichiers externes tels que SharePoint, OneDrive et Dropbox.
Les fichiers doivent parfois être stockés dans une région spécifique pour se conformer aux réglementations. Certaines industries ont leurs propres politiques qui régissent l'accès aux données et leur suivi.
Plus l'ensemble de données est grand, plus le processus de migration est complexe. Plus cela prend de temps, plus le processus est sujet aux erreurs et plus les coûts sont élevés.
La migration et la mobilisation des serveurs de fichiers aident les organisations à devenir plus mobiles et productives. La migration des serveurs de fichiers est généralement la première méthode que les entreprises essaient parce que OneDrive est intégré au système d'exploitation Windows et d'autres solutions comme Dropbox, Box et Google Drive sont bien établies. Mais si la migration des serveurs de fichiers ne fonctionne pas pour vous, comment identifier les modèles pour que, dans certaines situations, la mobilisation des serveurs de fichiers soit mieux adaptée?
Les lecteurs réseau mappés offrent aux utilisateurs une interface familière du système de fichiers qui leur facilite le travail avec les fichiers et dossiers. Cela peut aider à réduire la courbe d'apprentissage et améliorer l'adoption par les utilisateurs, en particulier pour ceux qui ne sont pas habitués à utiliser des interfaces web comme SharePoint.
Certaines organisations s'appuient sur des applications héritées ou des flux de travail conçus pour fonctionner avec des serveurs de fichiers et des lecteurs réseau. Dans de tels cas, il peut être difficile de migrer ces applications ou processus vers d'autres sans un effort de développement significatif.
L'accès aux fichiers sur un lecteur réseau mappé ou un serveur de fichiers peut être plus rapide que de travailler avec SharePoint, en particulier pour les gros fichiers ou lorsque les connexions réseau sont lentes ou peu fiables. Cela peut être crucial pour les organisations qui ont besoin d'accéder à de gros fichiers en temps réel, comme les entreprises de conception ou d'ingénierie.
Certaines organisations ont des politiques strictes de protection des données ou des exigences réglementaires qui imposent l'utilisation de serveurs de fichiers sur site plutôt que de solutions basées sur le cloud telles que SharePoint. Les lecteurs réseau mappés peuvent aider les organisations à garder le contrôle de leurs données tout en fournissant un accès facile aux utilisateurs finaux.
Les organisations qui ont déjà réalisé d'importants investissements dans l'infrastructure sur site peuvent préférer tirer parti de leurs serveurs de fichiers et solutions de stockage existants plutôt que d'adopter une nouvelle plateforme comme SharePoint.
Les lecteurs réseau et les serveurs de fichiers peuvent fournir un contrôle d'accès granulaire et des autorisations qui peuvent être plus appropriés pour certaines organisations que le modèle de permissions de SharePoint.
L'une des plaintes les plus courantes concernant la migration de serveurs de fichiers (service de synchronisation et de partage de fichiers ou SharePoint) est que la sauvegarde et le contrôle des données deviennent moins flexibles une fois que les données se trouvent dans un emplacement différent. Par exemple, avec SharePoint, il n'y a qu'une seule période de rétention, ce qui peut ne pas être suffisant pour vos besoins. Si vous avez besoin de sauvegarder des données de temps en temps, si vous devez restaurer un fichier et le laisser non supprimé, ou si vous avez besoin d'un audit complet de l'accès aux fichiers, vous devez vous fier à ce que le fournisseur tiers peut faire pour vous, et parfois il peut être impossible d'aider.
La plupart des solutions cloud que vous utilisez en conséquence de la migration de serveurs de fichiers vous obligeront à modifier vos flux de travail quotidiens. SharePoint, par exemple, pourrait vous demander de diviser vos données en plusieurs bibliothèques ou de raccourcir les noms de fichiers, rompant ainsi les références externes aux fichiers et les liens entre les fichiers. D'autres solutions, comme Dropbox, vous forcent à repenser le contrôle des permissions pour plusieurs ensembles de fichiers. Ces changements et le support limité pour des fonctionnalités avancées telles que le verrouillage de fichiers sont incompatibles avec des applications telles qu'AutoCAD et InDesign dans un environnement multi-utilisateurs.
Bien que SharePoint soit conforme à de nombreuses normes et réglementations industrielles, les organisations peuvent avoir des exigences spécifiques en matière de conformité qui vont au-delà des capacités intégrées de SharePoint.
Le modèle de permissions de SharePoint et les contrôles d'accès peuvent ne pas répondre aux besoins de chaque organisation et diffèrent certainement des permissions traditionnelles d'Active Directory et de NTFS sur les serveurs de fichiers.
SharePoint stocke les données dans les centres de données de Microsoft, ce qui peut susciter des inquiétudes en matière de confidentialité pour certaines organisations, en particulier celles ayant des exigences strictes en matière de résidence des données.
Les organisations qui ont besoin d'une solution de stockage hybride combinant le stockage en cloud avec le stockage sur site ou le stockage objet mais qui nécessitent une interface de système de fichiers unifiée.
Le transfert de données à partir de systèmes hérités vers un service externe peut être complexe et prendre beaucoup de temps. Selon le volume et la complexité des données, les organisations peuvent avoir besoin d'investir dans des outils de migration, des services de conseil ou du personnel supplémentaire pour faciliter le processus.
De nombreuses organisations nécessitent des personnalisations pour répondre à leurs besoins commerciaux uniques, ce qui peut rendre le processus de migration plus complexe et coûteux. De plus, l'intégration de SharePoint avec d'autres applications ou systèmes commerciaux peut nécessiter un développement personnalisé ou des outils tiers.
Passage à SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox et Google Drive peuvent nécessiter une formation et un soutien pour les utilisateurs finaux et les employés de l'informatique, même après une restructuration réussie pour la migration des données, ce qui peut être coûteux et prendre du temps.
Ramenez vos serveurs de fichiers vers le futur