Compatibilidad con el Mapeo de Unidades
Hay situaciones en las que las organizaciones todavía necesitan unidades mapeadas y compatibilidad con servidores de archivos combinadas con movilidad.
Un servidor de archivos empresarial es un lugar de almacenamiento centralizado o espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados colaborar en archivos y carpetas. La movilización del servidor de archivos significa extender las capacidades del servidor de archivos a ubicaciones remotas y trabajadores móviles, con énfasis en la compatibilidad con versiones anteriores.
Un servidor de archivos empresarial servidor de archivos es un almacenamiento centralizado o espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados (portátiles, PC, tabletas o incluso teléfonos móviles) acceder a archivos y carpetas y establecer un flujo de trabajo para la colaboración diaria en tareas relacionadas con el negocio. El término "servidor de archivos" generalmente se limita al acceso a través de una red local. Desde 2006, con la aparición de AWS y Amazon S3 y las diversas plataformas de sincronización y compartición de archivos como Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive, el concepto de servidor de archivos también está entrando en una nueva era en la nube. La abundancia de herramientas de sincronización hizo que la migración de servidores de archivos (también conocida como sincronización y compartición de archivos) fuera un tema candente a medida que la gente se daba cuenta de cómo Dropbox y OneDrive aseguraban que los archivos y carpetas estuvieran sincronizados y disponibles para los usuarios en todo momento. Hemos visto olas de migración donde los servidores de archivos han sido retirados y el contenido migrado de servidores de archivos a servicios externos de compartición de archivos como Dropbox y OneDrive. La motivación es hacer que los empleados sean más móviles y productivos. Pero, ¿ha resuelto la migración de servidores de archivos todos los problemas que las organizaciones necesitan para el acceso remoto?
Antes de definir la movilización de servidores de archivos, primero debemos hablar sobre la migración de servidores de archivos y ver qué problemas resolvió y qué nuevos problemas creó. A pesar de que la migración de servidores de archivos ha facilitado el acceso a archivos y carpetas desde ubicaciones remotas, ¿es realmente la solución adecuada para todos nosotros?
Las soluciones de migración de servidores de archivos están representadas por Dropbox y otras compañías. El concepto clave de la migración de servidores de archivos es que los archivos y carpetas deben subirse a un sitio de terceros antes de que la solución pueda ofrecer sus servicios. El segundo concepto clave es que la sincronización de archivos es el método principal para hacer que los archivos y carpetas estén disponibles en los dispositivos móviles de los usuarios. Sin embargo, ¿puede permitirse mover datos a otra ubicación y puede cambiar el comportamiento del usuario de acceso directo a archivos a sincronización de archivos?
Antes de adentrarnos en la movilización de servidores de archivos, también debemos mencionar el método de facto para el acceso remoto a servidores de archivos, que es a través de Red Privada Virtual (VPN) o Escritorio Remoto (RDP). La historia de la VPN se remonta a 1996. Es una tecnología típica cliente-servidor. En primer lugar, la empresa necesita configurar un servidor VPN. En segundo lugar, los usuarios finales deben instalar un agente cliente VPN en los dispositivos conectados a Internet. Con la ayuda de un servidor VPN y dispositivos cliente configurados adecuadamente, los usuarios pueden acceder al servidor de archivos de forma remota, lo que les permite acceder y almacenar archivos en el servidor de archivos mientras están de viaje. Sin embargo, la VPN está convirtiéndose cada vez más en un problema para los usuarios empresariales. Principalmente porque la tecnología VPN extiende una red privada a los dispositivos conectados. Obliga a los usuarios finales a entender la topología y la tecnología de redes, y no es raro que el equipo de soporte corporativo tenga que lidiar con solicitudes relacionadas con la VPN por parte de empleados externos.
Así que sabemos que ni la migración de servidores de archivos (sincronización y compartición de archivos) ni los métodos tradicionales de VPN pueden cubrir todos los diferentes casos de uso de los usuarios empresariales. La migración de servidores de archivos promueve la movilidad de los empleados a costa de la compatibilidad del servidor de archivos al mover y reorganizar archivos mientras reemplaza el método de acceso a archivos con la sincronización de archivos. El acceso VPN se centra en la compatibilidad del 100% con el servidor de archivos, pero pierde flexibilidad y ventaja de rendimiento frente a las soluciones de sincronización y compartición de archivos. ¿Hay una mejor manera de combinar lo mejor de ambos mundos, es decir, compatibilidad del servidor de archivos con movilidad? La Movilización del Servidor de Archivos es la respuesta.
La movilización del servidor de archivos se centra en la compatibilidad del servidor de archivos con el comportamiento del usuario y las aplicaciones utilizadas por los usuarios. Al mismo tiempo, facilita que los usuarios remotos accedan a archivos y carpetas desde dispositivos remotos y móviles sin la necesidad de una VPN o RDP. Técnicamente, la movilización del servidor de archivos es un componente de software que incluye características de acceso remoto e interactúa directamente con los servidores de archivos existentes, preservando el mapeo de unidades, el bloqueo de archivos, el control de permisos, la identidad del usuario para los usuarios y las referencias externas (XREF) para la compatibilidad de aplicaciones.
La siguiente es una breve comparación entre la migración del servidor de archivos y la movilización del servidor de archivos.
La migración de servidores de archivos generalmente no se centra en la compatibilidad de aplicaciones. Como resultado, puede afectar el hábito diario del usuario respecto a cómo se acceden a los archivos.
La movilización del servidor de archivos se centra en la compatibilidad hacia atrás, como el mapeo de unidades, el bloqueo de archivos y los controles de permisos.
Los proveedores ofrecen una carpeta de sincronización para acceder a archivos y carpetas, por ejemplo, desde una carpeta de 'Dropbox'.
Los proveedores ofrecen letras de unidad que coinciden con las de la red local sin requerir una VPN.
Los clientes confían en la Gestión del Ciclo de Vida de los Datos del proveedor para la copia de seguridad y retención de datos.
Los clientes aprovechan la gestión del ciclo de vida del servidor de archivos existente sin interrupciones.
Después de la migración del servidor de archivos, el servidor de archivos se da de baja.
Después de agregar capacidades de movilización al servidor de archivos, el servidor de archivos permanece activo.
La migración del servidor de archivos se centra en trasladar los datos a la nube para reducir la sobrecarga de la gestión local.
La movilización del servidor de archivos se centra en mantener los datos por razones de propiedad de los mismos, privacidad, cumplimiento y compatibilidad.
Para muchas empresas, migrar los servidores de archivos a la nube es suficiente para satisfacer las necesidades móviles de los empleados. Por ejemplo, OneDrive y SharePoint están incluidos en la suscripción básica de Microsoft 365/Office 365, y la carpeta de OneDrive viene incluida por defecto en Windows 11. Es muy conveniente mover archivos y carpetas a OneDrive y Microsoft Teams y comenzar a trabajar allí. Si todo va bien, la búsqueda de una nueva solución termina y esta es la solución adecuada para ti.
Sin embargo, cada vez más empresas descubren que la migración de servidores de archivos no funciona para ellas después de probarla. La mayoría de las razones de las experiencias fallidas se pueden resumir en las siguientes categorías: Facilidad de Uso, Gestión del Ciclo de Vida de los Datos, Compatibilidad de Aplicaciones, Propiedad de los Datos, Cumplimiento, Control y Complejidad de la Migración.
Si aún no has encontrado la solución adecuada para tus servidores de archivos, no es porque no haya buenas soluciones de migración, es porque no has pensado en la movilización de servidores de archivos.
Hay situaciones en las que las organizaciones todavía necesitan unidades mapeadas y compatibilidad con servidores de archivos combinadas con movilidad.
Desde hacer copias de seguridad de datos hasta restaurar un único archivo, las organizaciones necesitan servicios de datos flexibles y políticas de retención de vez en cuando.
No todas las aplicaciones son compatibles con servicios externos de sincronización y compartición de archivos como SharePoint, OneDrive y Dropbox.
A veces es necesario almacenar archivos en una región específica para cumplir con las regulaciones. Ciertas industrias tienen sus propias políticas que rigen el acceso y seguimiento de datos.
Cuanto más grande es el conjunto de datos, más complejo se vuelve el proceso de migración. Cuanto más tiempo lleva, más propenso a errores se vuelve el proceso y mayor es el costo.
Tanto la migración como la movilización de servidores de archivos ayudan a las organizaciones a ser más móviles y productivas. La migración de servidores de archivos suele ser el primer método que intentan las empresas porque OneDrive está integrado en el sistema operativo Windows y otras soluciones como Dropbox, Box y Google Drive están bien establecidas. Pero si la migración de servidores de archivos no funciona para ti, ¿cómo identificas patrones para que en ciertas situaciones, la movilización de servidores de archivos sea la mejor opción?
Las unidades mapeadas proporcionan a los usuarios una interfaz familiar del sistema de archivos que facilita el trabajo con archivos y carpetas. Esto puede ayudar a minimizar la curva de aprendizaje y mejorar la adopción por parte de los usuarios, especialmente para aquellos que no están acostumbrados a utilizar interfaces basadas en la web como SharePoint.
Algunas organizaciones dependen de aplicaciones heredadas o flujos de trabajo diseñados para funcionar con servidores de archivos y unidades mapeadas. En tales casos, puede ser un desafío migrar estas aplicaciones o procesos a otros sin un esfuerzo de desarrollo significativo.
Acceder a archivos en una unidad mapeada o servidor de archivos puede ser más rápido que trabajar con SharePoint, especialmente para archivos grandes o cuando las conexiones de red son lentas o poco fiables. Esto puede ser crítico para organizaciones que necesitan acceder a archivos grandes en tiempo real, como empresas de diseño o ingeniería.
Algunas organizaciones tienen políticas de protección de datos estrictas o requisitos regulatorios que exigen el uso de servidores de archivos locales en lugar de soluciones basadas en la nube como SharePoint. Las unidades mapeadas pueden ayudar a las organizaciones a mantener el control sobre sus datos al mismo tiempo que proporcionan un acceso fácil a los usuarios finales.
Las organizaciones que ya han realizado inversiones significativas en infraestructura local pueden preferir aprovechar sus servidores de archivos y soluciones de almacenamiento existentes en lugar de adoptar una nueva plataforma como SharePoint.
Las unidades mapeadas y los servidores de archivos pueden proporcionar un control de acceso granular y permisos que pueden ser más adecuados para ciertas organizaciones que el modelo de permisos de SharePoint.
Una de las quejas más comunes acerca de la migración de servidores de archivos (Servicio de Sincronización y Compartición de Archivos o SharePoint) es que el respaldo de datos y el control se vuelven menos flexibles una vez que los datos están en una ubicación diferente. Por ejemplo, con SharePoint, solo hay un período de retención, que puede no ser suficiente para tus necesidades. Si necesitas hacer respaldos de datos de vez en cuando, si necesitas restaurar un archivo y dejarlo sin eliminar, o si necesitas una auditoría completa del acceso a archivos, tienes que depender de lo que el proveedor externo pueda hacer por ti, y a veces puede ser imposible ayudar.
La mayoría de las soluciones en la nube que utilizas como resultado directo de la migración de servidores de archivos te obligarán a cambiar tus flujos de trabajo diarios. SharePoint, por ejemplo, podría requerir que dividas los datos en múltiples bibliotecas o que acortes los nombres de los archivos, rompiendo las referencias externas a los archivos y los enlaces entre ellos. Otras soluciones, como Dropbox, te obligan a repensar el control de permisos para múltiples conjuntos de archivos. Estos cambios y el soporte limitado para características avanzadas como el bloqueo de archivos son incompatibles con aplicaciones como AutoCAD e InDesign en un entorno multiusuario.
Aunque SharePoint cumple con muchos estándares y regulaciones de la industria, las organizaciones pueden tener requisitos específicos de cumplimiento que van más allá de las capacidades integradas de SharePoint.
El modelo de permisos de SharePoint y los controles de acceso pueden no satisfacer las necesidades de todas las organizaciones y ciertamente difieren de los permisos tradicionales de Active Directory y NTFS en servidores de archivos.
SharePoint almacena datos en centros de datos de Microsoft, lo que puede generar preocupaciones de privacidad para algunas organizaciones, especialmente aquellas con estrictos requisitos de residencia de datos.
Organizaciones que necesitan una solución de almacenamiento híbrido que combina almacenamiento en la nube con almacenamiento local o almacenamiento de objetos pero requieren una interfaz de sistema de archivos unificada.
La transferencia de datos desde sistemas heredados a servicios externos puede ser compleja y llevar mucho tiempo. Dependiendo del volumen y la complejidad de los datos, las organizaciones pueden necesitar invertir en herramientas de migración, servicios de consultoría o personal adicional para facilitar el proceso.
Muchas organizaciones requieren personalizaciones para satisfacer sus necesidades comerciales únicas, lo que puede hacer que el proceso de migración sea más complejo y costoso. Además, la integración de SharePoint con otras aplicaciones o sistemas empresariales puede requerir desarrollo personalizado o herramientas de terceros.
Cambiando a SharePoint. OneDrive, Teams, Dropbox y Google Drive pueden requerir capacitación y soporte para los usuarios finales y empleados de TI, incluso después de una reestructuración exitosa para la migración de datos, lo que puede ser costoso y llevar mucho tiempo.
Lleva tus servidores de archivos de vuelta al futuro