Un servidor de archivos empresarial es una ubicación de almacenamiento centralizada o un espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados colaborar en archivos y carpetas. Hay varias razones para migrar servidores de archivos a otra ubicación. Este artículo se centra en los motivos que respaldan a los trabajadores móviles y remotos.
Un servidor de archivos es un almacenamiento centralizado o espacio de trabajo que permite a los empleados en dispositivos conectados (computadoras portátiles, PC, tabletas o incluso teléfonos celulares) acceder a archivos y carpetas y establecer un flujo de trabajo para la colaboración diaria en tareas relacionadas con el negocio. El término "servidor de archivos" suele limitarse al acceso a través de una red local. Desde 2006, con la llegada de AWS y Amazon S3 y las distintas funciones de sincronización y Al compartir plataformas como Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive, el concepto de servidor de archivos también está entrando en una era de la nube completamente nueva. La abundancia de herramientas de sincronización hizo que la migración del servidor de archivos (también conocida como sincronización y uso compartido de archivos) fuera un tema candente a medida que la gente se dio cuenta de cómo Dropbox y OneDrive garantizaban que los archivos y carpetas estuvieran sincronizados y disponibles para los usuarios en todo momento. Hemos visto oleadas de migración en las que se han retirado servidores de archivos y se ha migrado contenido de servidores de archivos a servicios externos para compartir archivos como Dropbox y OneDrive. La motivación es hacer que los empleados sean más móviles y productivos. Algunas empresas consideran que las migraciones de servidores de archivos son muy exitosas y útiles, mientras que otras tienen pocas esperanzas y algunas empresas ni siquiera quieren intentar la migración. Entonces, ¿cuáles son las razones de las diferentes experiencias migratorias de las distintas empresas?
Estrictamente hablando, sincronizar y compartir archivos y migrar servidores de archivos son dos conceptos diferentes. La migración de servidores de archivos generalmente implica migrar servidores de archivos de una versión anterior a una versión más nueva, como de Windows 2012 a Windows 2019, o migrar servidores de archivos físicos a un entorno virtualizado o un entorno de nube como VMWare o Azure Files.
Dado que este artículo se centra en brindar soporte a trabajadores remotos y móviles, trataremos la migración de servidores de archivos como si fuera sinónimo de sincronización y uso compartido de archivos y nos centraremos en la opción más popular: migrar servidores de archivos a SharePoint y Azure Files.
Muchas empresas consideran que las migraciones de servidores de archivos a Microsoft SharePoint son muy exitosas y útiles, mientras que otras tienen pocas esperanzas y algunas empresas ni siquiera quieren intentar la migración. Entonces, ¿cuáles son las razones de las diferentes experiencias migratorias de diferentes organizaciones? Antes de responder esa pregunta, veamos primero algunas de las limitaciones de SharePoint.
Según el destino Documentación de SharePoint Online:
"Aunque SharePoint Online puede almacenar 30 millones de documentos por biblioteca, para un rendimiento óptimo, recomendamos sincronizar no más de 300.000 archivos en todas las bibliotecas de documentos. Además, pueden ocurrir los mismos problemas de rendimiento si tiene 300.000 elementos o más en todas las bibliotecas que está sincronizando, incluso si no está sincronizando todos los elementos en esas bibliotecas..."
Sin embargo, como anécdota, el rendimiento comienza a degradarse después de 100.000 elementos. Y, curiosamente, este número se menciona en la documentación de SharePoint en otros contextos. Ya sean 300.000 o 100.000, la conclusión es que en muchos entornos empresariales del mundo real con más archivos, el cliente de sincronización OneDrive tiene serios problemas de rendimiento, por lo que los usuarios eventualmente tienen que cambiar a la interfaz web. Solo las organizaciones más pequeñas con los conjuntos de datos más pequeños pueden beneficiarse de la facilidad de uso de una unidad asignada.
En comparación con la limitación de sincronización de OneDrive, la limitación de 5000 elementos de visualización en una biblioteca es un problema más serio. Una vez que se superan los 5.000 elementos en una biblioteca, ésta se vuelve casi inutilizable.
Posible solución
Reorganice los datos en varios sitios y bibliotecas para que ninguno tenga más de 100.000 archivos y carpetas. Si el cliente OneDrive se conecta a sitios con más de 300.000 elementos en total, cambie a la interfaz web y no use la sincronización de OneDrive. Si la cantidad total de archivos es pequeña, esta solución está bien.
Esta limitación es otro problema común al migrar archivos compartidos a SharePoint Online. Generalmente se manifiesta en un error como este:
"El nombre del archivo o carpeta especificado es demasiado largo. La ruta URL para todos los archivos y carpetas debe tener 400 caracteres o menos (y no más de 400 caracteres para cualquier nombre de archivo o carpeta único en la URL). Escriba un nombre de archivo o carpeta más corto."
La migración fallará para cualquier archivo que no cumpla con este requisito. Y dado que este es el límite superior para la URL relativa que contiene la ruta completa y el nombre de la biblioteca de documentos, esto sucede con demasiada frecuencia. El resultado es una migración incompleta o abortada.
Otro límite más grave que puede encontrar es el límite de 256 caracteres en su PC con Windows, cuando los usuarios sincronizan las bibliotecas de documentos de SharePoint Online con sus PC. El mensaje de error puede verse como el siguiente:
"Los nombres de archivo serían demasiado largos para la carpeta de destino. Puede acortar el nombre del archivo e intentarlo de nuevo, o probar con una ubicación que tenga una ruta más corta ".
Posible solución
Utilice herramientas que acorten automáticamente los nombres para cumplir con los requisitos. Esta es una solución aterradora sugerida porque los archivos no están aislados. Los tipos de archivos comunes como Adobe InDesign o AutoCAD tienen archivos vinculados desde el archivo principal a los archivos auxiliares. Si el nombre del archivo se trunca, ya no se garantiza la integridad del paquete de archivos. Utilice esta solución sólo si sus archivos están aislados.
Además de reorganizar los datos del servidor de archivos en diferentes silos en diferentes bibliotecas de documentos, reorganizar los permisos también es un gran dolor de cabeza.
Las siguientes citas ilustran por qué algunas personas sienten que SharePoint no admite romper la herencia de permisos, mientras que otras señalan que lo es. Es confuso porque el soporte está ahí, pero sólo para conjuntos de datos relativamente pequeños. La documentación explica:
"Una lista puede tener hasta 30 millones de elementos y una biblioteca puede tener hasta 30 millones de archivos y carpetas. Cuando una lista, biblioteca o carpeta contiene más de 100.000 elementos, puede No romper la herencia de permisos en la lista, biblioteca o carpeta. Tampoco puede volver a heredar permisos en ella. Sin embargo, aún puede romper la herencia en los elementos individuales dentro de esa lista, biblioteca o carpeta, hasta el número máximo de permisos únicos en la lista o biblioteca..."
Esto puede convertir la migración y administración de permisos en una pesadilla de reorganización de datos para evitar romper manualmente la herencia de permisos para elementos en la lista, biblioteca o carpeta.
Posible solución
Reorganice los datos en varios sitios y bibliotecas para que ninguno tenga más de 100.000 archivos y carpetas. Rehaga los permisos de carpetas y archivos cuando se reorganicen archivos y carpetas. Esta no es una solución alternativa, sino más bien una forma tediosa de migrar datos.
Muchas empresas también encuentran útiles las migraciones de servidores de archivos a Microsoft Azure Files. La migración es más complicada e implica Active Directory Sync para sincronizar identidades de Azure AD, Azure File Sync para sincronizar archivos desde el servidor de archivos local a Azure File Server y también abrir puertos que no sean HTTP ni HTTPS en el firewall para permitir la transferencia de archivos. Debido al complicado proceso y los requisitos del firewall, Azure File Migration generalmente está reservado para organizaciones que migran todos los activos digitales a la nube de Microsoft Azure. También es bueno por otras razones, como la reducción de los gastos administrativos, pero no ofrece muchas ventajas sobre la configuración local original desde la perspectiva de admitir trabajadores remotos y móviles.
Dado que SharePoint está estrechamente integrado con OneDrive y OneDrive ha adoptado el método general de sincronización y uso compartido de archivos para transferir archivos, la función tradicional de asignación de unidades se reemplaza por una carpeta de sincronización en el escritorio. Muchos procesos y aplicaciones comerciales dependen del antiguo método de mapeo de unidades. Si su negocio depende de este tipo de asignación de unidades, la migración a SharePoint no es para usted.
Debido a que SharePoint está alojado en Microsoft y presta servicios a varias organizaciones de forma multiinquilino, tiene políticas predefinidas para realizar copias de seguridad y restaurar datos. Si necesita un servicio de respaldo de datos especial o una política de retención de datos avanzada, no puede confiar en SharePoint para brindarle esos servicios de datos.
Como se documenta en las limitaciones de SharePoint anteriores, una migración exitosa de SharePoint puede requerir una reorganización del repositorio de datos. Sin embargo, la reorganización puede provocar que las aplicaciones existentes ya no se ejecuten en SharePoint. Es posible que algunas aplicaciones, como AutoCAD, SolidWorks y Adobe InDesign, ya no funcionen con documentos en SharePoint. Muchas empresas de la industria del diseño y la arquitectura encuentran muy difícil migrar a SharePoint.
A veces es necesario almacenar los archivos en una región específica para cumplir con las regulaciones. Ciertas industrias tienen sus propias políticas que rigen el acceso y el seguimiento de los datos. Si necesita saber exactamente dónde están alojados sus datos, mantener el seguimiento de auditoría del historial de acceso a archivos y mantener un período de retención de datos de 3 a 6 años, la migración a SharePoint no es la solución adecuada para usted.
Cuanto mayor sea el conjunto de datos, más complejo será el proceso de migración. Cuanto más tarde, más propenso a errores será el proceso y mayor será el costo. La migración de servidores de archivos a SharePoint generalmente se realiza mediante la herramienta de migración de SharePoint (SPMT). A menudo, el SPMT muestra mensajes de error que le solicitan que acorte los nombres de los archivos o los divida en diferentes bibliotecas, lo que hace que la migración sea aún más compleja.
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