Ein Unternehmensdateiserver ist ein zentraler Speicherort oder Arbeitsbereich, der es Mitarbeitern auf verbundenen Geräten ermöglicht, gemeinsam an Dateien und Ordnern zu arbeiten. Es gibt mehrere Gründe, Dateiserver an einen anderen Standort zu migrieren. Dieser Artikel konzentriert sich auf Gründe, die Remote- und mobile Mitarbeiter unterstützen.
Ein Unternehmens-Dateiserver ist ein zentraler Speicher oder Arbeitsbereich, der es Mitarbeitern über angeschlossene Geräte (Laptops, PCs, Tablets oder sogar Mobiltelefone) ermöglicht, auf Dateien und Ordner zuzugreifen und einen Arbeitsablauf für die tägliche Zusammenarbeit bei geschäftsbezogenen Aufgaben einzurichten. Der Begriff „Fileserver“ beschränkt sich meist auf den Zugriff über ein lokales Netzwerk. Seit 2006, mit der Einführung von AWS und Amazon S3 und die verschiedenen Dateisynchronisierungen und Mit Sharing-Plattformen wie Box, Dropbox, Google Drive und OneDrive tritt auch das Konzept des Dateiservers in eine völlig neue Cloud-Ära ein. Die Fülle an Synchronisierungstools machte die Dateiservermigration (auch Dateisynchronisierung und -freigabe genannt) zu einem heißen Thema, da die Leute erkannten, wie Dropbox und OneDrive sicherstellten, dass Dateien und Ordner jederzeit synchronisiert und für Benutzer verfügbar waren. Wir haben Migrationswellen erlebt, bei denen Dateiserver stillgelegt und Inhalte von Dateiservern auf externe Dateifreigabedienste wie Dropbox und OneDrive migriert wurden. Die Motivation besteht darin, die Mitarbeiter mobiler und produktiver zu machen. Einige Unternehmen empfinden Fileserver-Migrationen als sehr erfolgreich und hilfreich, während andere wenig Hoffnung haben und einige Unternehmen die Migration gar nicht erst versuchen wollen. Was sind also die Gründe für die unterschiedlichen Migrationserfahrungen verschiedener Unternehmen?
Streng genommen handelt es sich bei File Sync-and-Share und Dateiservermigration um zwei unterschiedliche Konzepte. Die Migration von Dateiservern umfasst typischerweise die Migration von Dateiservern von einer alten Version auf eine neuere Version, beispielsweise von Windows 2012 auf Windows 2019, oder die Migration physischer Dateiserver in eine virtualisierte Umgebung oder eine Cloud-Umgebung wie VMWare oder Azure Files.
Da sich dieser Artikel auf die Unterstützung von Remote- und mobilen Mitarbeitern konzentriert, behandeln wir die Dateiservermigration als Synonym für Dateisynchronisierung und -freigabe und konzentrieren uns auf die beliebteste Option – die Migration von Dateiservern zu SharePoint und Azure Files.
Viele Unternehmen empfinden Fileserver-Migrationen auf Microsoft SharePoint als sehr erfolgreich und hilfreich, während andere wenig Hoffnung haben und einige Unternehmen die Migration gar nicht erst wagen wollen. Was sind also die Gründe für die unterschiedlichen Migrationserfahrungen verschiedener Organisationen? Bevor wir diese Frage beantworten, werfen wir zunächst einen Blick auf einige Einschränkungen von SharePoint.
Gemäß dem Ziel SharePoint Online-Dokumentation:
"Obwohl SharePoint Online 30 Millionen Dokumente pro Bibliothek speichern kann, empfehlen wir für eine optimale Leistung, nicht mehr als zu synchronisieren 300.000 Dateien in allen Dokumentbibliotheken. Darüber hinaus können die gleichen Leistungsprobleme auftreten, wenn Sie 300.000 oder mehr Elemente in allen Bibliotheken haben, die Sie synchronisieren, selbst wenn Sie nicht alle Elemente in diesen Bibliotheken synchronisieren ...“
Anekdotischerweise beginnt die Leistung jedoch nach 100.000 Artikeln nachzulassen. Und seltsamerweise wird diese Zahl in der SharePoint-Dokumentation in anderen Zusammenhängen erwähnt. Ganz gleich, ob es sich um 300.000 oder 100.000 handelt, das Endergebnis ist, dass in vielen realen Unternehmensumgebungen mit mehr Dateien der OneDrive-Synchronisierungsclient ernsthafte Leistungsprobleme hat, sodass Benutzer irgendwann auf die Weboberfläche wechseln müssen. Nur die kleinsten Organisationen mit den kleinsten Datensätzen können von der Benutzerfreundlichkeit eines zugeordneten Laufwerks profitieren.
Im Vergleich zur OneDrive-Synchronisierungsbeschränkung gilt die Beschränkung auf 5.000 Ansichtselemente in einer Bibliothek ein ernsteres Problem. Sobald Sie mehr als 5.000 Elemente in einer Bibliothek haben, wird diese nahezu unbrauchbar.
Mögliche Problemumgehung
Reorganisieren Sie Daten über mehrere Websites und Bibliotheken hinweg, sodass keine mehr als 100.000 Dateien und Ordner enthält. Wenn der OneDrive-Client eine Verbindung zu Websites mit insgesamt mehr als 300.000 Elementen herstellt, wechseln Sie zur Weboberfläche und verwenden Sie die OneDrive-Synchronisierung nicht. Wenn die Gesamtzahl Ihrer Dateien gering ist, ist diese Problemumgehung in Ordnung.
Diese Einschränkung ist ein weiteres häufiges Problem bei der Migration von Dateifreigaben nach SharePoint Online. Dies äußert sich normalerweise in einem Fehler wie diesem:
„Der angegebene Datei- oder Ordnername ist zu lang. Der URL-Pfad für alle Dateien und Ordner darf höchstens 400 Zeichen lang sein (und darf für keine mehr als 400 Zeichen betragen). Geben Sie einen einzelnen Datei- oder Ordnernamen in der URL ein. Bitte geben Sie einen kürzeren Datei- oder Ordnernamen ein.“
Die Migration schlägt für alle Dateien fehl, die diese Anforderung nicht erfüllen. Und da dies die Obergrenze für die relative URL ist, die den gesamten Pfad und Namen der Dokumentbibliothek enthält, kommt dies viel zu oft vor. Das Ergebnis ist eine unvollständige oder abgebrochene Migration.
Eine weitere, schwerwiegendere Grenze, auf die Sie möglicherweise stoßen, ist die Beschränkung auf 256 Zeichen auf Ihrem Windows-PC, wenn Benutzer SharePoint Online-Dokumentbibliotheken mit ihren PCs synchronisieren. Die Fehlermeldung könnte wie folgt aussehen:
„Die Dateinamen wären zu lang für den Zielordner. Sie können den Dateinamen kürzen und es erneut versuchen oder einen Speicherort mit einem kürzeren Pfad verwenden.“ ".
Mögliche Problemumgehung
Verwenden Sie Tools, die Namen automatisch kürzen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Dies ist eine beängstigende Problemumgehung, da die Dateien nicht isoliert sind. Gängige Dateitypen wie Adobe InDesign oder AutoCAD verfügen alle über verknüpfte Dateien von der Hauptdatei mit den unterstützenden Dateien. Wenn der Dateiname gekürzt wird, ist die Integrität des Dateipakets nicht mehr gewährleistet. Verwenden Sie diese Problemumgehung nur, wenn Ihre Dateien isoliert sind.
Neben der Neuorganisation von Dateiserverdaten in verschiedenen Silos in verschiedenen Dokumentbibliotheken bereitet auch die Neuorganisation von Berechtigungen große Kopfschmerzen.
Die folgenden Zitate veranschaulichen, warum einige Leute der Meinung sind, dass die Unterbrechung der Berechtigungsvererbung von SharePoint nicht unterstützt wird, während andere darauf hinweisen heraus, dass es so ist. Es ist verwirrend, weil die Unterstützung zwar vorhanden ist, aber nur für relativ kleine Datensätze. In der Dokumentation wird erklärt:
„Eine Liste kann bis zu 30 Millionen Elemente enthalten, und eine Bibliothek kann bis zu 30 Millionen Dateien und Ordner enthalten. Wenn eine Liste, Bibliothek oder ein Ordner mehr als 100.000 Elemente enthält, können Sie dies tun.“ Die Vererbung von Berechtigungen für die Liste, Bibliothek oder den Ordner wird nicht unterbrochen. Sie können die Berechtigungen auch nicht erneut erben. Allerdings können Sie die Vererbung für die einzelnen Elemente in dieser Liste, Bibliothek oder diesem Ordner bis zur maximalen Anzahl unterbrechen eindeutige Berechtigungen in der Liste oder Bibliothek ...“
Dies kann die Migration und Verwaltung von Berechtigungen zu einem Albtraum bei der Datenreorganisation machen, um zu vermeiden, dass die Berechtigungsvererbung für Elemente in der Liste, Bibliothek oder im Ordner manuell unterbrochen wird.
Mögliche Problemumgehung
Reorganisieren Sie Daten über mehrere Websites und Bibliotheken hinweg, sodass keine mehr als 100.000 Dateien und Ordner enthält. Wiederholen Sie die Ordner- und Dateiberechtigungen, wenn Dateien und Ordner neu organisiert werden. Dies ist kein Workaround, sondern eher eine mühsame Möglichkeit, Daten zu migrieren.
Viele Unternehmen finden auch Dateiservermigrationen zu Microsoft Azure Files hilfreich. Die Migration ist komplizierter und umfasst Active Directory Sync zum Synchronisieren von Azure AD-Identitäten, Azure File Sync zum Synchronisieren von Dateien vom lokalen Dateiserver zum Azure File Server sowie das Öffnen von Nicht-HTTP- und Nicht-HTTPS-Ports auf der Firewall, um die Dateiübertragung zu ermöglichen. Aufgrund der komplizierten Prozess- und Firewall-Anforderungen ist Azure File Migration im Allgemeinen Organisationen vorbehalten, die alle digitalen Assets in die Microsoft Azure-Cloud migrieren. Es ist auch aus anderen Gründen gut, beispielsweise wegen des geringeren Verwaltungsaufwands, bietet jedoch im Hinblick auf die Unterstützung von Remote- und mobilen Mitarbeitern keine großen Vorteile gegenüber der ursprünglichen Konfiguration vor Ort.
Da SharePoint eng in OneDrive integriert ist und OneDrive die allgemeine Methode der Dateisynchronisierung und -freigabe zum Übertragen von Dateien übernommen hat, wird die herkömmliche Funktion zur Laufwerkszuordnung durch einen Synchronisierungsordner auf dem Desktop ersetzt. Viele Geschäftsprozesse und Anwendungen hängen von der alten Methode der Laufwerkszuordnung ab. Wenn Ihr Unternehmen auf diese Art der Laufwerkszuordnung angewiesen ist, ist die SharePoint-Migration nicht das Richtige für Sie.
Da SharePoint von Microsoft gehostet wird und mehrere Organisationen mandantenfähig bedient, verfügt es über vordefinierte Richtlinien zum Sichern und Wiederherstellen von Daten. Wenn Sie einen speziellen Datensicherungsdienst oder eine erweiterte Datenaufbewahrungsrichtlinie benötigen, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass SharePoint Ihnen diese Datendienste bereitstellt.
Wie in den oben genannten SharePoint-Einschränkungen dokumentiert, kann eine erfolgreiche SharePoint-Migration eine Neuorganisation des Datenrepositorys erfordern. Allerdings kann die Neuorganisation dazu führen, dass bestehende Anwendungen nicht mehr auf SharePoint laufen. Bestimmte Anwendungen wie AutoCAD, SolidWorks und Adobe InDesign funktionieren möglicherweise nicht mehr mit Dokumenten auf SharePoint. Vielen Unternehmen in der Design- und Architekturbranche fällt die Migration auf SharePoint sehr schwer.
Manchmal müssen Dateien in einer bestimmten Region gespeichert werden, um den Vorschriften zu entsprechen. Bestimmte Branchen haben ihre eigenen Richtlinien, die den Datenzugriff und die Datenverfolgung regeln. Wenn Sie genau wissen müssen, wo Ihre Daten gehostet werden, den Dateizugriffsverlauf protokollieren und eine Datenaufbewahrungsfrist von 3 bis 6 Jahren einhalten müssen, ist die SharePoint-Migration nicht die richtige Lösung für Sie.
Je größer der Datensatz, desto komplexer ist der Migrationsprozess. Je länger es dauert, desto fehleranfälliger wird der Prozess und desto höher sind die Kosten. Die Migration von Dateiservern nach SharePoint erfolgt normalerweise mit dem SharePoint Migration Tool (SPMT). Häufig gibt das SPMT Fehlermeldungen aus, in denen Sie aufgefordert werden, Dateinamen zu kürzen oder Dateien in verschiedene Bibliotheken aufzuteilen, was die Migration noch komplexer macht.
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